۵ اشتباه رایج در مدیریت موجودی انبار

مسلماً موجودی انبار یکی از مهم ترین بخش های هر کسب و کاری به شمار می رود. خرید و فروش کالا، درآمد مورد نیاز برای پا بر جا نگه داشتن شرکت را فراهم می آورد. با این حال، موجودی انبار بسیار پیچیده تر از چیزی است که به نظر می رسد. کاهش هزینه موجودی هم عامل مهمی است که شاید شما به درستی آن را مدیریت نمی کنید یا شاید هم این ۵ اشتباه را در مدیریت موجودی انبار مرتکب می شوید.

۱) نبود اندازه گیری عملکرد در سازمان

چگونه می توان مشکل را حل کرد وقتی هیچ معیاری در سازمان برای میزان خدمت رسانی به مصرف کنندگان، گردش موجودی کالا یا بهره وری انبار وجود ندارد؟

پیگیری نرخ پر (Fill Rate) و گردش موجودی (انبارگردانی) برای تمامی کالاها، نقطه خوبی برای شروع است. مدیران باید همیشه کنترل کافی روی این دو معیار داشته باشند. کنترل روزانه نرخ پر بسیار مهم است. هر چند فرکانس اندازه گیری گردش موجودی کالا، به فروش کسب و کار و چرخه تولید بستگی دارد. صرف نظر از آنچه که به شما بهترین گزینه برای عملیات محسوب می شود، مدیران باید علاوه بر پیگیری این نرخ ها، به فکر بهبود آنها هم باشند.

برایان هارج (Brian Harej)، تحلیلگر موجودی کالا در شرکت TopGolf (مرکز سرگرمی های ورزشی)، توضیح می دهد که چگونه کسب و کار خودش در چهار مرکز مختلف در شهرهای ایلینویز، تگزاس و ویرجینیا در حال شکوفایی بود. اما شرایط سیستم انبار کاملاً برعکس بود. هارج توضیح می دهد که تاپ گلف کنترل خوبی روی موجودی کالا نداشت و فشار ناشی از حفظ عملکرد این مراکز، بسیار زیاد بود.

هارج در این خصوص می گوید: «ما نمی دانستیم که چه موقع سفارشات را دریافت می کنیم و در پیگیری سفارشات ارسالی هم مشکل داشتیم. اگر یکی از مراکز در حال اتمام یکی از قطعات بود، تا یک یا دو روز قبل از آنکه به آن احتیاج داشتیم، متوجه کمبود آن قطعه خاص نمی شدیم. به همین دلیل نمی توانستیم قطعات درخواستی را به موقع به مرکز برسانیم.» هارج برای آنکه بتواند سیستم انبارداری را به خوبی تحت کنترل دربیاورد، از نرم افزار مدیریت موجودی انبار در سازمان استفاده کرد. حالا دیگر او مجبور نیست موجودی را در هر مرحله از خرید یا فروش حدس بزند.

۲) عدم صلاحیت کارمندان برای مدیریت موجودی کالا

هیچکس وقت کافی برای توقف عملیات به هر دلیلی را ندارد، چه برسد به اینکه بخواهد آموزش را هم متوقف کند؛ اما برای مدیریت دقیق موجودی کالا، به کارمندانی نیاز دارید که بتوانید به عملکرد آنها اعتماد کنید. همانطور که برای پیاده سازی یک سیستم کنترل موجودی بهتر اقدام می کنید، راه حل های زیر را هم به منظور جلوگیری از سرخوردگی خود و کارمندان تان در نظر بگیرید:

• افراد مناسب و با صلاحیت را استخدام کنید. شرکت شما بطور بالقوه میلیون ها تومان سرمایه دارد که با موجودی گره خورده است. شما باید مدیران انبار حرفه ای یا افرادی را استخدام کنید که سابقه خوبی در مدیریت موجودی کالا داشته باشند.
• مدیران انبار پاسخگو داشته باشید. آیا اصلاً می دانید که چه کسی مسئول کنترل موجودی در انبار شما است؟ بهتر است افرادی را برای اینکار در نظر بگیرید که اعتماد کامل به آنها دارید؛ افرادی که آگاهی کامل از اهداف استراتژیک شما داشته باشند و از شما برای رسیدن به این اهداف حمایت کنند.
• از همان ابتدا بر آموزش تاکید کنید. بسیاری از فروشندگانی که نرم افزار و راهکاریی برای مدیریت موجودی پیشنهاد می کنند، آموزش در محل را هم برای کارمندان در نظر می گیرند. این آموزش ها معمولاً بر اساس نیازهای سازمان و کارکنان شما است و همه موظف هستند که این اصول را از همان پایه به خوبی یاد بگیرند.

۳) نمی توانید برنامه ریزی کنید، چون نمی توانید پیش بینی کنید.

بر اساس گزارش وضعیت کسب و کارهای کوچک در سال ۲۰۱۵، ۵۶ درصد کسب و کارهای کوچک تمایل به بهبود سطح خدمات مشتریان خود داشتند. شاید شما هم یکی از همین کسب و کارها باشید. اما تا زمانی که به جای سرمایه گذاری روی یک راه حل طولانی مدت، به دنبال بررسی گزارش های مربوط به سفارشات قبلی و راهی برای رفو کردن مشکل باشید، موفق به بهبود خدمات مشتریان نخواهید شد.

شاید حتی متوجه شوید که اطلاعات و دانش کافی درباره عوامل مهمی مانند موجودی کالا نداشته باشید. این امر فروشندگان شما را ناامید می کند و اگر شما نتوانید با همکاری و کمک آنها نیازهای مشتریان را برطرف کنید، مشتریان به جای دیگری خواهند رفت. اگر فعالانه برای آینده برنامه ریزی نکنید، کسب و کارتان هیچگاه موفق به برآوردن نیازهای بازار امروزی که سرعت سرسام آوری هم دارد، نخواهد شد.

بکارگیری یک سیستم خودکار مدیریت موجودی کالا، داده های زمان واقعی را در اختیار قرار می دهد؛ در نتیجه شما همیشه از موجودی و روندهای موجود مطلع خواهید بود. با دسترسی دائم به داده های دقیق، همیشه خواهید دانست که مشتریان از شما چه می خواهند، و زمانی که مشتری خوشحال و راضی باشد، شما هم خوشحال و راضی خواهید بود. در نتیجه به جای پاک کردن گرد و خاکی که روی محصولات در انبار می نشیند، درآمدتان را افزایش می دهید.

۴) عدم وجود یک سیستم خودکار

اگر در حال حاضر از نرم افزار اکسل یا سایر فرآیندهای دستی برای پیگیری موجودی در انبار استفاده می کنید، دارید وقت و پول ارزشمندتان را برای اصلاح تک تک خطاها تلف می کنید. تحقیقات نشان داده اند که حتی یک اپراتور ورود اطلاعات با مهارت بالا هم از هر ۳۰۰ کاراکتر، یکی را به اشتباه وارد می کند. زمانی که موجودی انبار شما صدها یا هزاران کالا باشد، چه چاره ای می خواهید بیندیشید؟

اکسل و سایر فرآیندهای دستی در زمان واقعی عمل نمی کنند و امکان اینکه چندین کاربر در یک زمان به آنها دسترسی داشته باشد، وجود ندراد. برعکس، یک سیستم خودکار شرایطی را فراهم می آورد که چندین کارمند بطور همزمان آیتم های مختلف را در مکان های مختلف پیگیری کنند. تمامی این کارها همزمان با نظارت بر سفارشات و ارسال محصولات انجام می شوند.

۵) شمارش موجودی هیچگاه انجام نمی شود.

آیا شما تا به حال عملیات انبار را برای شمارش فیزیکی اقلام موجود در آن به مدت چند روز متوقف کرده اید تا مطمئن شوید که این شمارش با داده های ذخیره شده در نرم افزار همخوانی و هماهنگی دارید یا نه؟ این طرز فکر، کاملاً غیر ضروری، پر هزینه و منسوخ شده است.

بهتر است که سطح موجودی در یک بخش را هر روز چک کنید. در اختیار داشتن اطلاعات دقیق با در اختیار داشتن یک سیستم مدیریت موجود کالا مبتنی بر بارکد، خیلی سخت نیست.